DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ Bikecenter Paul van Hal – location de VTT Version novembre 2026 1. Qui sommes-nous Nous sommes Bikecenter Paul van Hal, Nieuweweg 29A, 3765 GA Soest, Pays-Bas. Nous louons des VTT (électriques) et des vélos à Soest et au Theehuis 't Hooge Erf à Lage Vuursche. Nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles tel que décrit dans cette déclaration. Vous pouvez nous joindre à info@bcpvh.nl ou au +31 35 888 96 72. 2. Quelles données traitons-nous et pourquoi a. Réservation et location : votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), adresse, code postal et ville, ainsi que les détails de votre réservation (date, heure, lieu, vélos loués, montant). Nous les utilisons pour exécuter votre réservation, vous envoyer une confirmation et un rappel, et préparer votre vélo. Base juridique : exécution du contrat. b. Paiement : vous payez via Mollie. Nous ne voyons ni ne conservons vos coordonnées bancaires ou votre numéro de carte. Nous conservons uniquement si et comment vous avez payé. En cas de remboursement, nous conservons le montant et le mode. Base juridique : exécution du contrat. c. Factures et comptabilité : nous conservons les données de facturation parce que la loi l'exige. Base juridique : obligation légale. d. Sécurité et prévention des abus : nous conservons l'adresse IP utilisée pour la réservation, afin de prévenir les abus et la fraude. Base juridique : intérêt légitime. e. Service après la location : après votre sortie, nous pouvons vous envoyer un court e-mail pour savoir comment cela s'est passé et si vous souhaitez laisser un avis. Base juridique : intérêt légitime. Vous pouvez toujours vous y opposer. f. Compte client (facultatif) : si vous créez un compte, nous conservons vos données pour que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau et puissiez consulter vos réservations. Vous vous connectez avec un lien envoyé par e-mail. Si vous choisissez « rester connecté », nous plaçons un cookie à cet effet. Base juridique : exécution du contrat et votre choix de créer un compte. Vous pouvez supprimer votre compte vous-même à tout moment. g. Cookies et statistiques : nous plaçons les cookies nécessaires sans consentement. Nous ne plaçons des cookies de statistiques et de marketing que si vous l'acceptez. Plus d'informations dans notre politique de cookies. Base juridique : consentement. h. Nouvelles et offres par e-mail : si vous avez déjà loué chez nous, nous pouvons occasionnellement vous envoyer un e-mail sur des services similaires, par exemple de nouveaux itinéraires ou une promotion. Nous utilisons uniquement votre nom, votre adresse e-mail et le lieu de location. Chaque e-mail contient un lien de désinscription. Vous pouvez aussi vous désinscrire via info@bcpvh.nl. Ensuite, nous ne vous enverrons plus d'offres. Base juridique : intérêt légitime (clients existants, article 11.7 de la loi néerlandaise sur les télécommunications). i. Assistant de chat sur le site : notre assistant de chat utilise l'intelligence artificielle (IA) et répond aux questions sur la location, les itinéraires et la disponibilité. Si vous le souhaitez, il peut préparer une réservation pour vous. Nous conservons la conversation et les données que vous saisissez vous-même, afin de pouvoir vous aider et d'améliorer l'assistant. Ne partagez pas de données sensibles dans le chat. L'assistant ne prend aucune décision vous concernant. En cas de doute, il transmet la conversation à un membre du personnel. Base juridique : intérêt légitime et, pour une réservation, exécution du contrat. j. WhatsApp, téléphone et e-mail : si vous nous contactez, nous utilisons vos données et votre message pour vous aider. WhatsApp est un service de WhatsApp/Meta ; la politique de confidentialité de WhatsApp s'applique également. Base juridique : intérêt légitime ou exécution du contrat. k. Location en libre-service : si vous louez un vélo en libre-service (sans personnel), nous demandons une photo de votre permis de conduire ou carte d'identité ainsi qu'une caution. Nous savons ainsi à qui le vélo a été remis et pouvons prévenir vol et dommages. Masquez de préférence votre numéro d'identification et votre photo d'identité ; nous n'en avons pas besoin. Nous utilisons la photo uniquement pour vérifier votre identité et la supprimons après 30 jours, sauf en cas de dommage, de vol ou de litige. Vous payez la caution via Mollie et la récupérez après contrôle du vélo. Base juridique : intérêt légitime et exécution du contrat. l. Vidéosurveillance : nos points de location sont équipés de caméras. Lors du retrait et du retour d'un vélo, le système prend automatiquement un instantané à la barrière. Nous le faisons pour prévenir vol, dommages et abus, et pour pouvoir établir ce qui s'est passé en cas de litige. Un panneau sur place signale la vidéosurveillance. Base juridique : intérêt légitime. m. Application d'itinéraires : notre application peut utiliser votre position pour l'afficher sur la carte. Cela se fait uniquement sur votre propre téléphone et seulement si vous l'autorisez. Votre position ne nous est pas envoyée et nous ne la conservons pas. 3. Combien de temps conservons-nous les données Nous conservons les réservations et factures pendant 7 ans, car la loi l'exige pour la comptabilité. Nous conservons un compte client jusqu'à ce que vous le supprimiez. Nous conservons la preuve de votre choix de cookies au maximum 24 mois, sans votre nom ni votre adresse e-mail. Les liens de connexion sont valables 20 minutes. L'adresse IP est conservée avec la réservation. Après votre désinscription de nos e-mails, nous conservons uniquement votre adresse e-mail sur une liste d'exclusion, afin que vous ne receviez plus d'e-mails de notre part. Nous conservons les conversations et messages au maximum 12 mois. Nous supprimons la photo d'identité du libre-service après 30 jours. Nous conservons les images de caméra et les instantanés au maximum 30 jours. En cas de dommage, de vol ou de litige, nous conservons les images et données concernées aussi longtemps que nécessaire pour régler l'affaire. 4. Avec qui partageons-nous vos données Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement avec les partenaires qui en ont besoin pour fournir notre service : Mollie (paiements et caution), notre hébergeur et fournisseur e-mail, le fournisseur de la technologie d'IA de notre assistant de chat, WhatsApp/Meta (si vous nous contactez via WhatsApp) et, uniquement avec votre consentement, Google (statistiques et mesure publicitaire). Nous concluons des accords sur la sécurité et l'utilisation avec les partenaires qui traitent des données pour notre compte. En cas de vol ou de dommage, nous pouvons partager des données et des images avec la police ou notre assureur. Pour le reste, nous ne transmettons des données que si la loi l'exige. Certains de ces partenaires (comme Google, Meta et le fournisseur de la technologie d'IA) peuvent aussi traiter des données en dehors de l'Union européenne, par exemple aux États-Unis. Cela se fait uniquement avec les garanties exigées par le RGPD, comme le EU-US Data Privacy Framework ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. 5. Sécurité Notre site utilise une connexion sécurisée (https). Le personnel dispose d'un identifiant personnel avec authentification à deux facteurs et ne voit que ce dont il a besoin pour son travail. Les photos d'identité et images de caméra ne sont accessibles qu'au personnel qui en a besoin. 6. Devez-vous fournir vos données ? Pour louer un vélo, nous avons besoin de votre nom, de votre adresse e-mail et des détails de votre réservation. Sans ces données, nous ne pouvons pas exécuter votre réservation. En libre-service, une photo d'identité et une caution sont obligatoires. Si vous ne souhaitez pas les fournir, vous pouvez louer un vélo à un moment où du personnel est présent. Le numéro de téléphone et le compte client sont facultatifs. 7. Décisions automatisées Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui serait prise uniquement par un ordinateur et aurait des conséquences importantes pour vous. Notre assistant de chat non plus. 8. Vos droits Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les faire rectifier ou supprimer, de limiter le traitement, de vous y opposer et à la portabilité des données. Vous pouvez toujours vous opposer à l'utilisation de vos données pour des e-mails promotionnels ; nous cessons alors immédiatement. Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Écrivez-nous à info@bcpvh.nl. Nous répondons dans un délai d'un mois. Les données que nous devons conserver légalement ne peuvent pas être supprimées plus tôt. Vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données ? Contactez-nous. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (autoriteitpersoonsgegevens.nl). 9. Modifications Nous pouvons modifier cette déclaration. La version la plus récente figure toujours sur notre site. À chaque réservation, nous enregistrons la version que vous avez vue.