PRIVACYVERKLARING Bikecenter Paul van Hal – mountainbikeverhuur Versie november 2026 1. Wie zijn wij Wij zijn Bikecenter Paul van Hal, Nieuweweg 29A, 3765 GA Soest. Wij verhuren (elektrische) mountainbikes en fietsen vanuit Soest en bij Theehuis 't Hooge Erf op de Lage Vuursche. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons via info@bcpvh.nl of 035 888 96 72. 2. Welke gegevens verwerken wij en waarom a. Reserveren en huren: je naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), adres, postcode en woonplaats, en de gegevens van je reservering (datum, tijd, locatie, gehuurde fietsen, bedrag). Dit gebruiken we om je reservering uit te voeren, je een bevestiging en een herinnering te sturen en je fiets klaar te zetten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. b. Betalen: je betaalt via Mollie. Je bankgegevens of creditcardnummer zien en bewaren wij niet. Wij bewaren alleen of en hoe je hebt betaald. Bij een terugbetaling bewaren we het bedrag en de wijze. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. c. Facturen en administratie: factuurgegevens bewaren wij omdat de wet dat vraagt. Grondslag: wettelijke verplichting. d. Beveiliging en misbruik voorkomen: wij bewaren het IP-adres waarmee een reservering is gedaan, om misbruik en fraude tegen te gaan. Grondslag: gerechtvaardigd belang. e. Service na je huur: na afloop kunnen wij je een korte mail sturen met de vraag hoe het is bevallen en of je een review wilt schrijven. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken. f. Klantaccount (optioneel): als je een account aanmaakt, bewaren wij je gegevens zodat je ze niet steeds opnieuw hoeft in te vullen en je je reserveringen kunt terugzien. Je logt in met een link die we per e-mail sturen. Kies je voor 'ingelogd blijven', dan plaatsen we daarvoor een cookie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en jouw keuze om een account te maken. Je kunt je account altijd zelf verwijderen. g. Cookies en statistieken: noodzakelijke cookies plaatsen we zonder toestemming. Cookies voor statistieken en marketing plaatsen we alleen als je daarvoor kiest. Lees daarover meer in onze cookieverklaring. Grondslag: toestemming. h. Nieuws en aanbiedingen per e-mail: heb je eerder bij ons gehuurd, dan kunnen wij je af en toe een e-mail sturen over vergelijkbare diensten van ons, bijvoorbeeld nieuwe routes of een kortingsactie. Wij gebruiken daarvoor alleen je naam, je e-mailadres en de locatie waar je hebt gehuurd. Onderaan elke mail staat een afmeldlink. Afmelden kan ook via info@bcpvh.nl. Daarna mailen wij je niet meer met aanbiedingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (bestaande klanten, artikel 11.7 Telecommunicatiewet). i. Chatassistent op de website: onze chatassistent werkt met kunstmatige intelligentie (AI) en beantwoordt vragen over huren, routes en beschikbaarheid. Als je dat wilt, kan de assistent een reservering voor je klaarzetten. Wij bewaren het gesprek en de gegevens die je zelf invult, zodat wij je verder kunnen helpen en de assistent kunnen verbeteren. Deel in de chat geen gevoelige gegevens. De assistent neemt geen beslissingen over jou. Twijfelt hij, dan zet hij het gesprek door naar een medewerker. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, bij een reservering, uitvoering van de overeenkomst. j. WhatsApp, telefoon en e-mail: neem je contact met ons op, dan gebruiken wij je gegevens en je bericht om je te helpen. WhatsApp is een dienst van WhatsApp/Meta. Voor het gebruik van WhatsApp geldt ook het privacybeleid van WhatsApp. Grondslag: gerechtvaardigd belang of uitvoering van de overeenkomst. k. Zelfservice-verhuur: huur je een fiets via zelfservice (zonder medewerker), dan vragen wij een foto van je rijbewijs of ID-kaart en een borg. Zo weten wij aan wie de fiets is meegegeven en kunnen wij diefstal en schade voorkomen. Maak de foto bij voorkeur met je burgerservicenummer (BSN) en pasfoto afgeschermd; die hebben wij niet nodig. Wij gebruiken de foto alleen om je identiteit te controleren en wissen hem na 30 dagen, tenzij er sprake is van schade, diefstal of een geschil. De borg betaal je via Mollie en krijg je na controle van de fiets terug. Grondslag: gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst. l. Camerabewaking: bij onze verhuurpunten hangen camera's. Bij het ophalen en terugbrengen van een fiets maakt het systeem automatisch een momentopname bij het hek. Dit doen wij om diefstal, schade en misbruik te voorkomen en om bij een geschil te kunnen nagaan wat er is gebeurd. Op de locatie wordt met een bord aangegeven dat er camerabewaking is. Grondslag: gerechtvaardigd belang. m. Route-app: onze route-app kan je locatie gebruiken om je positie op de kaart te tonen. Dat gebeurt alleen op je eigen telefoon en alleen als je daar toestemming voor geeft. Je locatie wordt niet naar ons gestuurd en niet door ons bewaard. 3. Hoe lang bewaren wij gegevens Reserveringen en facturen bewaren wij 7 jaar, omdat de wet dat voor de administratie vraagt. Een klantaccount bewaren wij tot je het verwijdert. Het bewijs van je cookiekeuze bewaren wij maximaal 24 maanden, zonder je naam of e-mailadres. Inloglinks zijn 20 minuten geldig. Het IP-adres bewaren wij samen met de reservering. Na afmelden voor onze e-mails bewaren wij alleen je e-mailadres op een afmeldlijst, zodat je geen mail meer van ons krijgt. Chatgesprekken en berichten bewaren wij maximaal 12 maanden. De ID-foto bij zelfservice wissen wij na 30 dagen. Camerabeelden en momentopnames bewaren wij maximaal 30 dagen. Bij schade, diefstal of een geschil bewaren wij de betreffende beelden en gegevens zolang dat nodig is om de zaak af te handelen. 4. Met wie delen wij je gegevens Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen met partijen die ze nodig hebben om onze dienst te leveren: Mollie (betalingen en borg), onze hosting- en e-mailpartij, de leverancier van de AI-techniek achter onze chatassistent, WhatsApp/Meta (als je ons via WhatsApp benadert), en, alleen als je daarvoor toestemming geeft, Google (statistieken en advertentiemeting). Met partijen die gegevens voor ons verwerken, maken wij afspraken over de beveiliging en het gebruik ervan. Bij diefstal of schade kunnen wij gegevens en beelden delen met de politie of onze verzekeraar. Verder geven wij gegevens alleen door als de wet dat van ons vraagt. Sommige van deze partijen (zoals Google, Meta en de leverancier van de AI-techniek) kunnen gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. 5. Beveiliging Onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https). Medewerkers hebben een eigen inlog met tweestapsverificatie en zien alleen wat zij nodig hebben voor hun werk. ID-foto's en camerabeelden zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die ze nodig hebben. 6. Moet je je gegevens geven? Om een fiets te kunnen huren hebben wij je naam, e-mailadres en de gegevens van je reservering nodig. Zonder deze gegevens kunnen wij je reservering niet uitvoeren. Bij zelfservice zijn een ID-foto en een borg verplicht. Wil je die niet geven, dan kun je een fiets huren op een moment dat er een medewerker aanwezig is. Je telefoonnummer en een klantaccount zijn niet verplicht. 7. Geautomatiseerde besluiten Wij nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en die grote gevolgen voor je hebben. Ook onze chatassistent doet dat niet. 8. Jouw rechten Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Tegen het gebruik van je gegevens voor e-mails met aanbiedingen kun je altijd bezwaar maken; dan stoppen wij daar direct mee. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Mail ons via info@bcpvh.nl. Wij reageren binnen een maand. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, kunnen wij niet eerder verwijderen. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). 9. Wijzigingen Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij elke reservering slaan wij op welke versie je hebt gezien.